KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Adresi Nedir?

Öncelikle tanımından başlamak gerekirse; elektronik ortamda yapılan resmi yazışmaların yasal düzenlemelere uygun olarak ve güvenli bir şekilde yapılmasını sağlayan posta adresi kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi olarak tanımlanır. Elektronik ortamda iletilerini güvenli bir şekilde göndermek isteyenler tarafından tüm dünyada ve ülkemizde de çok sık kullanılır. Söz konusu bu sistem ile gönderilen ve alınan her türlü ticari, hukuki, resmi belge ve paylaşımlar gönderildikleri biçimi korur ve bu şekilde ilgili belgelerin güvenliği sağlanmış olur. Kamu kurumları, her türlü işletme, vatandaşlar kayıtlı posta adresi üzerinden, hazırladıkları belgeyi güvenli bir şekilde başkasına gönderebilir. Söz konusu bu sistem içerisinde ilgili belge internet ortamında saklanır. Buna göre kep adresi; söz konusu bu saklanan verilerin gerektiğinde hukuki delil olarak kullanılmasını sağlayan sistemdir.

KEP Adresi Nasıl Alınır?

Öncelikle belirtmek gerekir ki Kayıtlı Elektronik Posta sistemini kullanmak için bir adres almak isteyenler aşağıda açıklanmış ve sıralanmış olan yazılı olan gerekli belgeleri hazırlamalıdır. Bu belgelerin ardından Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarının herhangi birine başvuru yapılması gerekir.

Kep Adresi Almak İçin Gerekli Evraklar Nelerdir?

Daha önce de belirttiğimiz gibi KEP adresi alabilmek için öncelikle bazı evrakların toplanması gerekir.

KEP adresi alabilmek için yapılan bireysel başvurularda gerekli olan belgeler aşağıda sıralanmıştır:

• Gerçek kişiler için hazırlanmış olan, doldurulmuş KEP Hesabı Ön Başvuru Formu.
• Kimlik kartı, pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası mevcut olan geçerli resmî belge.

KEP adresi alabilmek için yapılan tüzel kişi başvurularında gerekli olan belgeler aşağıda sıralanmıştır:

• Tüzel kişiliğe ait ticaret sicil tasdiknamesinin ya da faaliyet belgesinin aslı.
• Noter tarafından onaylanmış imza sirküleri çıktısı.
• Başvuru yapan kişinin kimliğinin belirlenmesi için kimlik kartı, pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
• Eğer söz konusu başvuru, şirketin kanuni temsilcilerinin vekalet verdiği kişi tarafından yapılacak ise; Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi.
• Tüzel kişiler adına doldurulmuş olan KEP Hesabı Ön Başvuru Formu.

KEP adresi alabilmek için yapılan kamu kurumu başvurularında gerekli olan belgeler aşağıda sıralanmıştır:

• İlgili kurumun üst düzey yetkilisi tarafından imzalanmış resmî yazı. Başvurunun kimin tarafından yapıldığının anlaşılması için Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bulunan resmî belge.
• İlgili kurum adına doldurulmuş olan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formu.

KEP Adresi Ne İşe Yarar?

Daha önce de işlevinden bahsettiğimiz üzere Kayıtlı Elektronik Posta adresi; resmi iletilerin elektronik ortamda mevzuata uygun şekilde, yasal olarak geçerli, güvenli bir şekilde gönderilmesinin ve alınmasının mümkün olmasını sağlar. Kep adresinin hukuki anlamda yararları aşağıda sıralanmıştır:

• E-postaların iletilen kişiye gönderilip gönderilmediği öğrenilir.
• Gönderilmiş olan iletinin ulaşıp ulaşmadığı sistem üzerinden anlaşılır.
• Gönderilen e-postaya ilgili karşı tarafın erişimi gözlemlenir.
• E-postanın iletilme zamanı tespit edilir.
• Söz konusu içeriğin değişmediği ve değişmeyeceği garanti altına alınır.
• Bu adres kullanılarak gönderilen ileti ve her içerik hukuken geçerli delil oluşturur.

KEP Adresi Kullanım Alanları Nelerdir?

Kep adresinin kullanım alanları olarak; kurum içinde çalışanlar ile ve kurumlar arasında yapılan yazışmalar, vatandaşlar, gerçek ve tüzel kişiler arasında her türlü yasal belge gönderimi, elektronik fatura gönderimi, dilekçe gönderimi, başvuru yapılması, sözleşme düzenlemeleri, ihale teklifleri gibi çeşitli alanlar sayılabilir. Buna göre; bireyler tarafından fiziksel ortamda, ıslak imzalı olarak gönderilen belgeler Kayıtlı Elektronik Posta ile elektronik ortama aktarılmış olur. Bu sayede söz konusu kişi elektronik ortamda kaydedilen belge, yazışma gibi her türlü içeriği ileride karşılaşabileceği anlaşmazlıklarda kendi lehine delil olarak kullanabilir. Bu bağlamda kişiler KEP ile yasal bir güvence altında olurlar. Öte yandan kurumlar ise aynı şekilde diğer kurumlarla, müşterileriyle, iş ortaklarıyla ya da çalışanlarıyla sistem üzerinden yaptıkları yazışmayı, iletiyi, belgeyi elektronik ortama Kep ile taşır. Bu yolla meydana gelen uyuşmazlık durumlarında bir güvencesi olmuş olur.

KEP Adresi Nasıl Kapatılır?

Eğer açtırılmış olan KEP hesabı kapatılmak istenirse Kayıtlı Elektronik Posta hizmeti sağlayıcılarının çağrı merkezlerinden ya da internet sayfalarından bu talep ilgili kuruma bildirilir. Gerekli kimlik doğrulamalarının yapılmasının ardından adres kullanıma kapatılır. Hesabın kapatılması ile birlikte bu adres kullanılarak posta gönderilemez ve alınamaz. Fakat burada belirtmek gerekir ki söz konusu adresin kapatılmasından itibaren 3 ay daha Kep adresi sahibinin iletilere ve belgelere erişmesi için açık bırakılır. Buna ek olarak kep adresi kapatma işlemi somut olaya göre başkaca hukuki işlemleri yapmayı gerektirebilir.